Características generales de un Proyecto

Existen diferentes definiciones de un proyecto, The Association of Project Management Body of Knowledge (APM Bok) define a un proyecto como “un esfuerzo único y transitorio, realizado para lograr los objetivos planificados, que podrían definirse en términos de productos, resultados o beneficios, se considera que un proyecto es un éxito si logra los objetivos de acuerdo con sus criterios de aceptación, dentro de un plazo y presupuesto acordados”; The British Standard Guide to Project Management (BS 6079) lo define “un proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con inicio y fechas de finalización, emprendidas para lograr objetivos que se ajusten a requisitos específicos, incluyendo limitaciones de tiempo, costo y recursos”; International Project Management Association (IPMA) lo define: “Es la planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un Proyecto.

La motivación de todos los implicados para que se alcancen los objetivos del proyecto, de forma segura y satisfaciendo todas las especificaciones de coste, plazo y alcance del proyecto”; Project & Program Management for Enterprise Innovation (P2M) establece que: “un proyecto se refiere a la creación de valor de la empresa que se completa en un plazo acordado bajo restricciones, incluidos recursos y circunstancias externas”; La ISO10006 lo define como: “un Proyecto aplica principios de gestión de la calidad, enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema de gestión, mejora continua, decisiones basados en hechos y relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor”; y la guía PMBOK que define un proyecto como “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.

Usando estos elementos de definición, podemos crear una idea de atributos clave que todos los proyectos comparten. Estas características no solo son útiles para comprender mejor los proyectos, sino que también ofrecen base para ver cómo el trabajo basado en proyectos difiere de otras actividades que emprenden la mayoría de las organizaciones. Los proyectos representan un tipo especial de esfuerzo por parte de cualquier organización. No es sorprendente que los desafíos para realizarlos correctamente son a veces desalentadores. Sin embargo, dada la manera en qué negocio continúa evolucionando a escala mundial, volverse "experto en proyectos" ya no es un lujo: se está convirtiendo rápidamente en una necesidad.

Los proyectos se caracterizan por las siguientes propiedades:

1. Los proyectos son “ad hoc” con un ciclo de vida claro, los proyectos no son tradicionales; son actividades que se inician según una evaluación de necesidades y oportunidades de negocio, operan durante un período de tiempo específico durante el ciclo de vida del proyecto, y luego se disuelven, son operaciones temporales.

2. Los proyectos son bloques de construcción en el diseño y ejecución de estrategias organizacionales, los proyectos permitirán a las organizaciones implementar estrategias para toda la empresa, son los principales medios por los cuales las empresas operan los objetivos a nivel corporativo, en efecto, los proyectos son los vehículos para alcanzar los objetivos de la empresa. por ejemplo, la estrategia de “Intel” para penetrar en el mercado con chips de computadora cada vez más nuevos, más pequeños y más rápidos a través de su compromiso con un flujo constante de proyectos de investigación y desarrollo permite a la compañía explorar continuamente los límites tecnológicos de la ingeniería, electricidad y la informática.

3. Los proyectos son responsables de nuevos productos, procesos, servicios mejorados, los proyectos son herramientas para la innovación, porque se complementan (y a menudo transformar) actividades tradicionales orientadas a procesos, muchas empresas confían en proyectos como vehículos para ir más allá de las actividades convencionales, los proyectos son los peldaños por los cuales avanzar.

4. Los proyectos proporcionan una filosofía y una estrategia para la gestión del cambio. "Cambiar" es un concepto abstracto hasta que establezcamos los medios por los cuales podemos hacer modificaciones reales en las cosas que hacemos y producimos. Los proyectos permiten a las organizaciones ir más allá de simples declaraciones de intención y lograr la innovación real, por ejemplo, si se trata del automóvil eléctrico de Chevrolet Volt, o la última actualización de iPhone de Apple, las organizaciones exitosas solicitan habitualmente aportes y comentarios a los clientes para comprender mejor sus gustos y disgustos, la gestión del cambio es la manera en que una empresa desarrolla sus proyectos tiene mucho que decir sobre su capacidad de innovar y compromiso con el cambio.

5. La gestión del proyecto implica cruzar los límites funcionales y organizativos, los proyectos personifican la colaboración organizacional interna al reunir a personas de diferentes funciones en toda la empresa, un proyecto dirigido al desarrollo de nuevos productos puede requerir el trabajo combinado de ingeniería, finanzas, marketing, diseño, etc. Asimismo, en el entorno empresarial global, muchas empresas han cruzado los límites organizacionales formando asociaciones a largo plazo con otras empresas para maximizar las oportunidades mientras van haciendo hincapié en la eficiencia y manteniendo un control sobre los costos. Los proyectos se encuentran entre los más comunes medios para promover la colaboración, tanto entre funciones como entre organizaciones.

6. Las funciones de gestión tradicionales administrativas de planificación, organización, motivación, dirección y el control se aplica a la gestión de proyectos, los gerentes de proyecto deben ser técnicamente bien versados, competentes en funciones administrativas, dispuestos y capaces de asumir roles de liderazgo, y, sobre todo, orientado a objetivos: el gerente de proyecto es la persona más responsable de mantener seguimiento del panorama general, la naturaleza de las responsabilidades en la gestión del proyecto nunca debe ser subestimado porque estas responsabilidades debido a que son diversas y críticas para el éxito del proyecto.

7. Los principales resultados de un proyecto son la satisfacción de los requisitos del cliente dentro de las limitaciones de objetivos técnicos, de costos y cronograma, los proyectos se definen por su limitaciones tienen presupuestos finitos, horarios definidos y especificaciones cuidadosamente definidas para completar, por ejemplo, una Tesis universitaria podría incluir detalles sobre la forma y la longitud del espaciado de la hoja, el número de fuentes primarias y secundarias para citar, y así adelante; Asimismo, otro ejemplo es el caso Everest de Disney, el ejecutivo que lideró el proceso de cambio estableció pautas claras con respecto al desempeño y expectativas. Todas estas restricciones limitan y definen estrechamente el enfoque del proyecto y las opciones disponibles para el equipo del proyecto. Es la tarea misma de administrar un proyecto exitoso dentro de restricciones tan específicas que hacen que este campo sea tan desafiante.

8. Los proyectos se terminan al completar con éxito los objetivos de desempeño del mismo, o antes de su ciclo de vida, si los resultados ya no prometen una ventaja operativa o estratégica, los proyectos difieren de los procesos convencionales porque se inician, completan y disuelven por una vida limitada de ciclos, son alternativas importantes a las actividades organizativas convencionales debido a que presentan desafíos, a veces se les llama "organizaciones temporales".